Office Administrator

En Culligan Puerto Rico, es nuestra misión proveerle al consumidor agua pura, limpia y cristalina mientras le proveemos a nuestros clientes una alternativa costo efectiva y consciente del ambiente.
El Office Administrator será responsable de brindar apoyo administrativo y operativo de Culligan PR. Será el primer punto de contacto para visitantes y llamadas entrantes, y asistir en la gestión de documentación, coordinación con agencias gubernamentales, y administración de facilidades. Este rol requiere habilidades organizativas, atención al detalle, orientación al cliente y capacidad para manejar múltiples tareas de manera eficiente.

Responsabilidades

• Recibir y atender cordialmente a visitantes, clientes y suplidores, canalizando sus requerimientos adecuadamente.
• Contestar y dirigir llamadas telefónicas, tomar mensajes y proveer información general sobre la empresa.
• Apoyar en la preparación, organización y mantenimiento de documentación administrativa, incluyendo formularios, contratos y registros relacionados con cuentas gubernamentales y clientes privados.
• Gestionar y dar seguimiento a trámites básicos ante agencias gubernamentales (por ejemplo: CRIM, Hacienda, Departamento del Trabajo, AAA, AEE, entre otros), en coordinación con otras áreas.
• Gestionar y dar seguimiento entre los Departamentos correspondientes sobre los requisitos, documentos o formularios correspondiente solicitados por clientes.
• Apoyará a la sincronía interdepartamental con relación a comunicaciones básicas, redacción de cartas básicas.
• Manejará las operaciones de oficina interdepartamental y servirá de apoyo para los gerenciales.
• Coordinar el uso, mantenimiento y limpieza de las facilidades físicas de la empresa (oficinas, salas de reuniones, áreas comunes, etc.).
• Solicitar cotizaciones, coordinar servicios o reparaciones menores, y mantener comunicación con suplidores de mantenimiento y servicios generales.
• Asistir en la planificación logística de reuniones, visitas y eventos internos.
• Apoyar en el manejo de correspondencia física y digital (entrante y saliente).
• Mantener inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según necesidad.
• Apoyar otros procesos administrativos asignados por su supervisor/a y/o Gerenciales. 

Requisitos MíNimos

• Diploma de Escuela Superior; grado asociado o estudios universitarios en Administración de Empresas, Oficina o campo relacionado es preferible.
• Experiencia previa en funciones administrativas y de recepción (mínimo 1 año).
• Conocimiento básico de procesos y documentación ante agencias gubernamentales en Puerto Rico.
• Conocimiento matemático.
• Bilingüe Español e Inglés, con excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en ambos idiomas.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Habilidad para manejar múltiples tareas con organización, confidencialidad y atención al detalle.
• Trato profesional y servicio al cliente orientado a la calidad.

Patrono con Igualdad de Oportunidades de EmpleoNos comprometemos a fomentar un entorno de trabajo inclusivo y a contratar empleados sin discriminación por motivos de raza, color, religión, género, discapacidad, edad u otros factores prohibidos por la ley.